Evoluindo para um modelo sustentável de atualização e migração para maximizar seu sistema de gestão empresarial.

Várias vezes, foi questionado sobre o seguinte ponto, qual é o momento adequado para adotar uma nova plataforma devido a uma atualização ou migração de novas versões? É de nosso conhecimento que esta pergunta tem várias abordagens dependendo do ponto de vista e a visão que tem cada cliente, mas eu resumo na seguinte frase “Bom senso”. Explico o porquê?

Existe um número crescente de empresas que estão indo diretamente para uma etapa de inovação disruptiva pulando etapas fundamentais de estabilização e implementação de soluções “complementares” no sistema de gestão que agreguem valor ao negócio. Este comportamento pode levar a um ciclo aonde sempre estão sendo interrompidas as operações críticas, trazendo stress e experiências desagradáveis para os usuários finais. Enxergo outra porção de empresas que estão planejando em realizar uma atualização ou migração mas possuem uma certa indecisão por falta de preparação, conhecimento real dos benefícios quantificáveis e estratégias que ajudem a minimizar os riscos e impactos deste tipo de projetos. Por último, visualizo companhias que já estão realizando o projeto de migração ou atualização, mas estão coexistindo com problemas que não estão relacionadas com a migração/atualização e sim pela falta de executar procedimentos “simples e rotineiros” antes do começo do projeto. Para este último grupo, no final do projeto, pode existir um sentimento de incerteza ao não visualizar os benefícios reais do projeto de atualização/migração desde o ponto de vista técnico ou processos.

Colocando os 3 cenários, o “bom senso” que o redefino como uma mistura de cautela e prudência, será importante para definir qual será a estratégia a seguir. Por este motivo coloco alguns pontos que acredito sejam importantes a serem considerados antes de tomar a decisão final:

• Estabilidade técnica

Tenho uma foto real do sistema? Estou com muitos atendimentos reativos? Possuo ferramentas que me ajudem a identificar problemas de forma antecipada?

De acordo com a Gartner, 80% do orçamento de TI é destinado na manutenção das operações atuais, deixando pouco margem para novas iniciativas.Segundo esta métrica, os procedimentos reativos são responsáveis de uma parte muito significativa desta porção, sim mencionar a demora que gera a resolução de este tipo de problemas (por complexidade ou falta de experiência). Por isso antes de pensar em “novas iniciativas” recomendo uma avaliação (assessment em inglês) do sistema para conhecer realmente como está seu sistema de gestão. Esta avaliação será o ponto de partida para encaixar o desejo de atualização ou migração com o que realmente é necessário para que se torne realidade. Outro ponto importante é a implementação de ferramentas automáticas de monitoramento proativo que promova a diminuição de custos operacionais de pessoal e horas de suporte. Esta “economia” pode ser destinada em estas novas iniciativas.

Por último, um partner estratégico especializado em infraestrutura/sistema de gestão, pode orientar na iniciativa de migração ou atualização. Reforço este ponto porque todos os sistemas de gestão estão correndo sobre plataformas tecnologias, bare metal, hosting o cloud, aonde as habilidades e experiência de este tipo de empresas e profissionais permitem acrescentar positivamente um tipo de modelagem otimizado considerando as necessidades da empresa, reaproveitando o hardware atual, criando soluções hibridas que maximizem o sistema de gestão empresarial e diminuindo os custos.

• Maturidade técnica

Como posso identificar o nível de maturidade organizacional?

O modelo de maturidade de capacidades (CMM) pode nos guiar para tomar as diretrizes e nos posicionar numa situação mais confortável no momento de tomar a decisão. São 5 níveis (inicial, repetível, definido, gestão e otimizado) e o ideal seria alcançar o nível “otimizado” aonde a organização esteja orientada na melhora continua de processos e a gestão no processo de inovação. A partir deste ponto, o desafio de uma iniciativa de migração ou atualização se converte num processo administrável, quantificável e rotineiro.

Mas, como posso adaptar o modelo CMM para cumprir os requerimentos mínimos para enquadrar as minhas novas iniciativas?

• Planejamento a curto e médio prazo, priorizando necessidades que melhorem a experiência do usuário com os sistemas.
• Gestão sistemática de partner, como por exemplo, a contratação de bolsa de horas mensais com a premissa da utilização dinâmica das horas para alavancar o suporte preventivo e melhoras além do reativo.
• Métricas de comparação, qualidade e produtividade. Estas métricas devem ser comparativas, quantificáveis e que ajudem na toma de decisões.
• Metodologia de gestão de risco e impactos para avaliar de forma sistemática as novas iniciativas.
• Equipe de TI multidisciplinares – Para a equipe interna ou de outsourcing contratado, é fundamental que as equipes estejam preparadas para a mudança e tenham habilidades necessários para empreender uma nova iniciativa.
• Maximizar os recursos

É necessário melhorar as funcionalidades que atualmente estão implementadas, porque o sistema de gestão contem recursos adicionais que não estão sendo utilizados. Por este motivo, debemos tomar uma estrategia de “avaliar e adiar” visando se realmente a iniciativa de atualização para uma nova versão atende uma necessidade real do negocio.

Uma porção de empresas, como etapa previa, estão adotando soluções hibridas de infraestrutura juntando o melhor dos 2 mundos – serviços inovadores com preços acessíveis gerando “economia” quantificável nas empresas (“Pagamos o que consumimos”). Esta “economia” pode ser destinada para a implementação de novas tecnologias, melhoras nos sistemas como por exemplo o controle de volumem de dados, performance de sistemas, segurança das informações, documentação, ativação de funcionalidades, melhoras de processos e implementação de soluções que agreguem valor ao negócio. (IoT, Big data, learning machine, etc.)

• Viabilidade económica

Verificar de forma quantitativa o retorno do investimento (ROI) para uma iniciativa de migração ou atualização de ponta a ponta. Se não temos o panorama, recomendo a utilização do que chamo “Sprint”, fazendo uma similitude com a metodologia SCRUM, aonde desenvolvemos projetos curtos, de menor custo e com duração fixa tendo como objetivo resultados a curto prazo.

Dentro de estes “sprint” é necessário colocar não somente a iniciativa de atualização e migração, e sim todos os requerimentos preparatórios para realizar este procedimento assim como todos os mecanismos necessários para alcançar a estabilidade técnica e maturidade técnica priorizando aqueles projetos que implementem funcionalidades que trazem benefícios reais para a empresa.

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