DocuWare + SAP: otimize a gestão documental com automação inteligente

A gestão documental em ambientes SAP tornou-se cada vez mais complexa. Processos como compras, finanças ou auditoria geram fluxos de informação críticos que devem ser rastreáveis, seguros e auditáveis de ponta a ponta. É aqui que o DocuWare se torna uma ferramenta fundamental para automatizar, ordenar e escalar esses processos sem atritos.

No entanto, integrar o DocuWare ao SAP eficientemente continua sendo um desafio para muitas organizações.

Neste artigo, mostramos por que essa integração é cada vez mais necessária, quais erros comuns devem ser evitados e como abordá-la com uma solução pronta para uso, sem desenvolvimentos personalizados ou custos ocultos. Em outras palavras: como simplificar o complexo.

Por que o DocuWare é fundamental para a gestão documental moderna?

O DocuWare é uma solução de gerenciamento de documentos e automação de fluxos de trabalho, projetada para organizações que precisam centralizar, digitalizar e controlar documentos críticos, como faturas, ordens de compra, contratos ou arquivos.

Seu valor reside em oferecer:

• Captura automática de documentos a partir de múltiplos canais.
• Classificação inteligente por meio de OCR e regras de negócios.
• Pesquisa rápida por metadados.
• Fluxos de trabalho de aprovação personalizados.
• Segurança documental e conformidade regulatória.

Em ambientes com alta demanda de rastreabilidade, como compras, finanças ou auditoria, o DocuWare permite reduzir a dependência do papel, minimizar erros humanos e acelerar os tempos de aprovação.

Mas qual é o seu diferencial? Ele vai muito além de um simples “arquivo digital”. Ele se torna o eixo do ciclo de vida documental, com validações, auditorias e automação integradas.

O desafio de integrar o DocuWare ao SAP sem atritos

Contar com o DocuWare e o SAP separadamente não é suficiente. O verdadeiro salto de eficiência ocorre quando ambos os sistemas estão integrados fluidamente. Mas é aqui que começam os desafios.

As organizações que tentam integrar essas plataformas muitas vezes enfrentam:

• Dupla carga de dados entre sistemas.
• Erros manuais na transcrição de informações.
• Silos documentais que impedem uma rastreabilidade unificada.
• Falta de bidirecionalidade, o que interrompe o fluxo entre documentos e dados do SAP.

Essas fricções não afetam somente a eficiência: elas também aumentam os custos operacionais, dificultam as auditorias e freiam a escalabilidade de processos-chave.

Em outras palavras, uma integração deficiente anula o valor das melhores ferramentas. Portanto, resolver essa questão é fundamental para organizações que desejam crescer sem complexidade.

Três casos de uso desse tipo de integração

Existem diferentes cenários que tornam essa integração necessária, entre eles:

• Empresas que já utilizam SAP e precisam gerenciar documentos com rastreabilidade para MIRO/MIGO, aprovações ou auditorias.
• Organizações que operam com DocuWare, mas precisam que seus documentos tenham impacto ou sejam sincronizados com o SAP.
• Parceiros tecnológicos que desejam oferecer aos seus clientes uma solução pronta para usar, sem desenvolvimentos personalizados.

Em todos esses cenários, a necessidade é a mesma: automatizar a gestão documental e conectar dados críticos sem atritos.

O que uma integração SAP + DocuWare deve ter para ser realmente eficiente

Uma boa integração não se limita à transferência de dados. Ela deve atender a certos critérios essenciais, como, por exemplo:

• Bidirecionalidade: os dados devem fluir do SAP para o DocuWare e vice-versa, sem perda de contexto ou rastreabilidade.
• Automação de eventos: por exemplo, uma ordem de compra no SAP gera um fluxo no DocuWare.
• Auditoria completa: rastreabilidade do documento desde o seu carregamento até a aprovação final.

Muitas empresas tentam integrar esses sistemas por meio de desenvolvimentos personalizados, mas isso geralmente resulta em:

• Soluções difíceis de manter.
• Dependência do fornecedor original.
• Riscos de segurança e falta de suporte.

Por isso, é fundamental contar com uma solução modular, escalável e com suporte, que evite reinventar a roda e se adapte a diferentes ambientes (local, nuvem ou híbridos).

Como resolvemos isso na Wezen

Na Wezen, desenvolvemos o Wezen Docunect, uma solução própria pronta para integrar SAP e DocuWare, projetada para organizações que buscam:

• Automação do ciclo MIRO/MIGO.
• Eliminação de tarefas manuais repetitivas.
• Redução de erros e custos no suporte SAP.
• Rastreabilidade completa desde o recebimento de documentos até a auditoria.

Como funciona o Wezen Docunect?

Nossa solução se integra a ambos os ambientes por meio de conectores certificados.

Em outras palavras, o Wezen Docunect extrai metadados do SAP, associa documentos capturados no DocuWare e ativa fluxos automatizados de aprovação, sem intervenção humana. Dessa forma, tudo fica registrado e centralizado.

Principais benefícios da automação da integração SAP + DocuWare

Ao implementar o Wezen Docunect, as empresas obtêm:

• Redução dos tempos operacionais: menos carga manual, mais velocidade.
• Diminuição dos erros: validações automáticas desde a origem.
• Menor carga sobre o suporte SAP: menos tickets, menos retrabalho.
• Auditoria completa: cada documento tem seu rastro.
• Compatibilidade total: funciona em ambientes SAP ECC, S/4HANA, RISE, nuvem ou local.

Alejandro Arboleda, vice-presidente de vendas da DocuWare Corporation para a América Latina, explica quais são, em sua experiência, os benefícios que as organizações obtêm. “Há muitos casos na América Latina em que integramos com sucesso as duas plataformas alemãs, SAP e DocuWare. Neles, ajudamos empresas importantes e altamente reconhecidas no mundo a melhorar e tornar suas operações mais eficientes, agilizando seus resultados e permitindo-lhes gerar economias significativas de tempo e dinheiro”, conclui.

Por exemplo, continua Alejandro, “dois desses clientes são montadoras automotivas que, apesar de terem grandes implementações da SAP, utilizam fortemente a DocuWare em mais de cinco departamentos, desde produção automotiva, finanças, recursos humanos, operações, etc”.

Isso demonstra o enorme impacto que uma integração eficiente entre ambas as plataformas pode ter.

DocuWare e SAP na sua empresa? É hora de integrá-los

A DocuWare oferece uma solução robusta para gerenciar documentos. A SAP centraliza dados e processos críticos. Mas o verdadeiro valor está em integrá-los eficientemente.

Nesse sentido, Alejandro destaca que “um ponto fundamental e muito importante é contar com um parceiro tecnológico como a Wezen, que tem experiência em ambas as plataformas, SAP e DocuWare. Dessa forma, obtêm-se os melhores resultados possíveis, com a tranquilidade de saber que eles têm um conhecimento profundo e não estão tentando aprender enquanto desenvolvem seus projetos estratégicos”.

Portanto, não se trata somente de uma melhoria técnica. Trata-se de agilidade, escalabilidade e segurança operacional. Porque as empresas que se integram hoje obtêm vantagens competitivas amanhã.

E lembre-se: o custo da não integração também existe. Perda de tempo, erros dispendiosos, falta de controle documental.

Em outras palavras, a integração do DocuWare com o SAP é uma decisão estratégica. Ela não somente melhora a gestão documental, mas também libera a equipe de tarefas repetitivas, reduz erros e fortalece o controle interno.

Sua organização já trabalha com SAP ou DocuWare e precisa simplificar sua gestão documental? Na Wezen, ajudamos você a integrar ambos os mundos sem atritos ou desenvolvimentos desnecessários. Escreva para nós.

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